Cada vez que tengo que hacer un envío de correo más o menos masivo para un cliente, siempre surge la misma cuestión: “A fulanito no le ha llegado el correo” y me toca explicar que los envíos de correo no son perfectos.
Cuando se utilizaba el servicio de Correos para enviar cartas, algunas, unas pocas, se perdían en el trayecto entre el remitente y el destinatario. Eso era así y, aunque todo el mundo ponía su empeño en hacer su trabajo lo mejor posible, el hecho es que algunas se perdían.
Ciertamente, cuando el correo electrónico empezó a popularizarse, entregar un mensaje era una tarea relativamente fácil. Esto fue y es aprovechado por desaprensivos para llenarte el buzón de propaganda o de correos falsos cargados de virus informáticos, aunque eso también pasa con los SMS y el tradicional buzoneo.
Independientemente de las trabas legales que se han ido estableciendo, la realidad es que la autoprotección está siendo el mejor remedio contra esta plaga. De esta forma, tanto las compañías de telecomunicaciones como los propios usuarios, empresas y particulares, son capaces de establecer barreras tecnológicas para minimizar el correo no deseado mediante cortafuegos.
Los rebotes de correo electrónico
Cuando un correo electrónico no es entregado puede deberse a múltiples factores. Vamos a ver unos cuantos:
Buzón del destinatario lleno
Este es un problema trivial, aunque bastante frecuente. Tendemos a utilizar nuestro buzón de correo electrónico como un archivo ilimitado, cosa que no es cierta, y con el tiempo se va llenando hasta agotar su capacidad. Indica un mal uso por parte del propietario del buzón que no “pasa la escoba” cada cierto tiempo para mantener su buzón limpio. En algunas organizaciones en las que he trabajado, el tamaño de mi buzón era de 512 MB, lo que me obligaba a mantenerlo limpio si quería seguir manteniéndolo operativo.
Los servidores de entrega suelen repetir varias veces las entregas de los correos siempre que el servidor del destinatario de señales de vida, por lo que si el destinatario hace limpieza es probable que reciba el correo aunque con un poco de retraso.
Buzón no existente
Este no es un problema del correo electrónico como tal, sino del mantenimiento de la base de datos de contactos. Las personas cierran sus cuentas de correo sin avisar de que la han cambiado, muchas veces porque no saben a quién les han dado sus correos, o las empresas lo suelen hacer cuando un empleado deja la empresa.
Hay herramientas de verificación que permiten comprobar si las cuentas de correo de nuestra base de datos están vivas o si hay algún problema con sus buzones. En el caso del envío de correos masivos es conveniente realizar esta verificación antes de subir la base de datos a la herramienta.
Dirección de correo, dominio o IP en la lista negra
Existen bases de datos de correos, dominios e IPs que son comprobadas por los cortafuegos del destinatario llamadas listas negras. Correos, dominios o IPs que son “pilladas” enviando correo basura pueden ser incluidos en una de estas listas negras, incluso solo con la sospecha.
Si la dirección de correo del remitente está en una de esas listas, es muy probable que el correo no llegue a su destinatario.
Un caso peor es cuando lo que aparece en la lista negra es el dominio, ya que no solo se verá afectada nuestra cuenta de correo sino todas las cuentas de correo vinculadas con ese dominio.
El desastre total es cuando lo que aparece en la lista negra es la IP de nuestro servidor de correo, normalmente asociado también a nuestro sitio web, cuando lo tenemos en un hospedaje compartido, lo que suele ser bastante frecuente en particulares y pequeñas empresas. En este caso puede que no seamos nosotros los causantes del problema, sino otro cliente que comparte el servidor con nosotros. De hecho, recientemente, me encontré con un caso de una conocida empresa de hosting que tenía la IP del servidor que había asignado a mi cliente incluida en una de esas listas negras.
Si nuestro sitio web es hackeado y utilizado para mandar correo basura, somos los candidatos perfectos para aparecer en una lista negra. Nosotros y todos los clientes que comparten el servidor…
Podemos ver si estamos en alguna lista negra utilizando las herramientas de MxToolbox.
Cuenta de correo insuficientemente configurada a nivel del servidor
Este es un problema muy habitual cuando enviamos los correos desde nuestro propio servidor. Debido al aumento del correo basura, los cortafuegos se han diseñado para reconocer ciertas señales que indican que un correo puede ser fraudulento o basura. Configurar adecuadamente estas señales, nos permitirá mejorar la entregabilidad de los correos, algo que trataremos en el siguiente apartado.
Mejorando la entregabilidad del correo
Existen varias posibilidades para mejorar la entregabilidad de nuestros correos. Veamos algunas.
Utilizar un servicio externo de envío de correo masivo
Existen multitud de plataformas de envío de correo masivo en el mercado: MailChimp, MailRelay, SendMail, Acumbamail, etc… Todas ellas cuentan con servidores perfectamente configurados para optimizar la entregabilidad de los correos electrónicos. Y si algo va mal, ofrecen herramientas para ver qué ha ocurrido.
Utilizar un servidor externo de SMTP
Esta es una alternativa que nos garantiza que el servidor de envío de correos está óptimamente configurado. En este artículo se ofrece una comparativa entre los más populares.
Configurar nuestro propio servidor de SMTP
Se trata de configurar registros SPF y SRS, DKIM y DMARC. Todos ellos envían señales al servidor de correo entrante y su cortafuegos que facilitan la entregabilidad de los correos.
Este es un trabajo para administradores de sistemas aunque, si tenemos un panel de control del servidor profesional, estas instrucciones que enlace pueden seros de utilidad:
El hecho de configurar nuestro propio servidor hace que mejore la entregabilidad del correo electrónico que se lance desde nuestra web, ya sea masivo o no, por lo que, incluso cuando utilicemos un servicio externo para los envíos masivos, es muy conveniente configurar también nuestro propio servidor de correo saliente.
Conclusión
La entregabilidad del correo electrónico depende de múltiples factores. De algunos, tenemos control. De otros, no. Por tanto, nunca podremos asegurar que todos los correos enviados han llegado a su destinatario.
Las configuraciones de los cortafuegos de los destinatarios son tantas como los propios destinatarios y nunca podremos saltarnos esos bloqueos. Dependerá de la política de seguridad de cada organización que las normas para recibir correos sean más o menos rígidas. Incluso hay organizaciones que configuran reglas en los propios clientes de correo corporativos para que eliminen o muevan mensajes a carpetas de cuarentena o de correo no deseado.
No obstante, entendiendo cómo funciona el correo electrónico y aplicando los consejos que hemos mencionado, nos aseguraremos de mejorar la entregabilidad de nuestros correos.
